Intégrez l'historique de vos demandes à votre archive documentaire – sans exportation, impression ni classement manuels.

À propos de la solution : OnBase est un système de gestion électronique des documents (GED) qui permet de stocker de manière centralisée et conforme à la loi les documents importants pour l'entreprise. Contrats, correspondance et autres pièces sont gérés en un seul endroit et retrouvés rapidement grâce à des mots-clés.

Votre valeur ajoutée grâce à l'intégration Allthings : Les tickets du Centre de services documentent des événements importants pendant la durée d'un bail – par exemple des signalements de dommages, des accords ou des photos. Pour que cet historique reste traçable, il fallait jusqu'à présent l'exporter et le classer manuellement. Grâce à la connexion avec OnBase, cela se fait automatiquement : après un délai d'attente défini à compter de la fermeture (90 jours par défaut), chaque ticket est archivé en PDF interrogeable avec son historique complet – y compris tous les messages et les photos intégrées. Les autres pièces jointes, comme les fichiers PDF ou Word, sont classées comme documents distincts et liées au ticket par son identifiant. Si un ticket concerne une unité avec un contrat de bail actif, il est classé avec ce contrat ; sinon, avec le complexe immobilier. Vous retrouvez ainsi l'historique des tickets dans OnBase directement à côté des documents correspondants, réduisez le travail de classement manuel et renforcez la traçabilité de votre gérance.

Fonctionnement de l'archivage :

1. Fermer le ticket : votre équipe ferme le ticket comme d'habitude dans le Cockpit – aucune autre étape n'est nécessaire.

2. Délai d'attente : le ticket n'est archivé qu'après le délai défini. S'il est rouvert pendant ce délai, il n'est pas archivé ; lorsqu'il est à nouveau fermé, le délai recommence.

3. Classement automatique : le PDF est créé et classé dans le dossier approprié dans OnBase – avec le contrat de bail ou le complexe immobilier.

4. Retrouver dans l'archive : le ticket archivé se retrouve dans OnBase grâce à des mots-clés comme l'identifiant du ticket et l'objet.

Fonctionnalités principales :

• Archivage entièrement automatique : les tickets fermés sont archivés après un délai d'attente configurable, sans travail manuel.

• Historique complet : le PDF interrogeable contient l'objet, les dates, tous les messages et les photos intégrées.

• Classement correct : classement avec le contrat de bail ou le complexe immobilier auquel le ticket se rapporte.

• Pièces jointes incluses : les fichiers qui ne peuvent pas être intégrés au PDF sont classés comme documents distincts et liés au ticket.

• Contrôle total : vous décidez si les commentaires internes sont repris dans l'archive – par défaut, ils ne le sont pas.

L'archivage s'effectue en arrière-plan ; rien ne change pour les résidents et résidentes. La configuration et l'activation sont assurées par l'équipe Allthings.